Together we are stronger: A cooperative approach to managing print collections

Abstract

Maine Shared Collections Strategy (MSCS) is a collaborative library project seeking to create a model for the long-term preservation and management of legacy print collections. Amongst the many challenges facing libraries is the increasing cost of housing legacy print collections together with the lack of funding to build new stacks. Users expect libraries to devote increased room to social space for more active use, but also expect that they will still have the same access to information resources. Libraries also feel pressure to responsibly steward sizable, historic print collections. There are also growing opportunities to provide E-book-On-Demand and Print-On-Demand services via large scale e-book collections such as the HathiTrust, which allow libraries to rethink the management and delivery of their collections. These tasks exceed the capacity of any single library or organization. The MSCS multi-type library partners have taken a cooperative approach to facing the challenges and opportunities of managing legacy print collections. This paper will focus on the cooperation required in:

• Extracting and using data for collections analysis. Which data are available and useful and the challenges of comparing multi-type libraries, particularly when attempting subject analysis. • Establishing the selection criteria for print titles to be retained, managed, and preserved, as well as titles that could be de-accessioned due to availability and/or preservation in a large-scale digital collection. • Displaying shared retention decisions in shared catalogs. • Implementing a centralized, shared solution to EOD and POD, incorporating large-scale digital collections (HathiTrust and Internet Archive). • Developing a business model and Memorandum Of Understanding for sharing the responsibility long-term stewardship of print collections.La Maine Shared Collections Estrategy (Estrategia de Colecciones Compartidas de Maine-MSCS, por sus siglas en inglés) es un proyecto bibliotecario colaborativo destinado a crear un modelo para la preservación y la gestión a largo plazo de las colecciones históricas impresas. Entre los muchos desafíos que enfrentan las bibliotecas se encuentra el gasto que representa almacenar colecciones históricas impresas y la falta de financiamiento para construir nuevos estantes. Los usuarios esperan que las bibliotecas destinen más espacios a la actividad social, pero también esperan seguir teniendo el mismo acceso a los recursos de información. Además, las bibliotecas sienten cierta presión en gestionar responsablemente las colecciones históricas impresas de gran extensión. Existen, también, oportunidades para proveer servicios de Libros Electrónicos Bajo Demanda (EOD, por sus siglas en inglés) e Impresiones Bajo Demanda (POD, por sus siglas en inglés) a través de colecciones de libros electrónicos a gran escala tales como Hathi Trust, que permiten a las bibliotecas repensar la gestión y el préstamo de sus ejemplares. Estas tareas exceden la capacidad de cualquier organización o biblioteca. Las bibliotecas de diversos tipos que participan de la Estrategia MSCS han abordado un enfoque cooperativo para enfrentar los desafíos y oportunidades de gestionar las colecciones históricas impresas. Esta ponencia se centrará en la cooperación que se requiere en las siguientes áreas: • Extracción y uso de datos para el análisis de las colecciones. Qué datos están disponibles y son útiles, y cuáles son los desafíos en la comparación de diversos tipos de bibliotecas, en particular, cuando se realiza el análisis por temas. • Establecimiento de un criterio de selección para ejemplares en formato impreso que serán conservados, gestionados y preservados, así como también ejemplares que podrán ser dados de baja debido a la disponibilidad y/o preservación en una colección digital a gran escala. • Implementación de decisiones de retención compartida en catálogos compartidos. • Implementación de una solución centralizada y compartida para EOD y POD, que incorpore colecciones digitales a gran escala (Hathi Trust e Internet Archive). • Desarrollo de un modelo de negocios y elaboración de un Memorándum de Entendimiento para compartir la responsabilidad de la administración a largo plazo de las colecciones impresas.