From red to green: building and managing the scientific electronic collections for a new Sci-Tech University Library

Abstract

Electronic resources have evolved to become one of the most important resources within the library’s collection. The growths of these resources and the players involved within this area have provided library users with another alternative to obtain information. When implemented correctly with library assistance (library trainings, reference consultations and so forth), library users can access these electronic resources anywhere in the world with relative ease as long as there is an internet connection. Geographic barriers are no longer an issue and information can be obtained in a just-in-time manner.

This paper describes how KAUST library built its electronic resources and how they grew into what it is today. Issues such as manpower, expertise level, budget, ERM tools, library-vendor relations and library-user communication will also be elaborated in the paper. Despite its drawbacks, KAUST library has managed to overcome most of them and strived to improve certain areas of concern. The paper will also describe the library’s ERM future directions and strategic planning.

KAUST University was opened in September 2009 and it started out with its first cohort of 800 graduate students (25% female) taught by 100 faculties. The main areas of study focus on science and engineering divisions consisting mainly of: Mathematics and Computer Science, Physical Sciences and Life Sciences. From a demographic snapshot taken in 2010, 36% of the student body came from Saudi Arabia and the Middle East, 34% from Asia, 21% from Americas, 5% from Europe and 4% from Africa (alZahrani, R. , Branin, J. and Yi , 2012).

The university library, when first started, had about 10 staff. The library is known to have a “state-of-the-art learning and information resource center supporting graduate education and advanced scientific research” (KAUST, 2010). The library subscribed to major science databases, electronic journals and books. It also offers a myriad of services from document delivery requests, textbook services, reference assistance and library trainings and consultations just to name a few.Los recursos electrónicos han evolucionado y se han convertido en una de las herramientas más importantes de la biblioteca. El crecimiento de este recurso y los actores que participan en esta área han brindado a los usuarios de la biblioteca otras alternativas para obtener información. Cuando se implementan correctamente, junto con asistencia bibliotecaria (capacitación, consultas de referencia, etc.), los usuarios de la biblioteca pueden acceder a estos recursos electrónicos en cualquier lugar del mundo de una manera relativamente sencilla siempre que cuenten con una conexión a Internet. Los límites geográficos ya no son un obstáculo y se puede obtener información cuando es necesario.

Esta ponencia describe cómo la biblioteca de la KAUST (King Abdullah University of Science and Technology; Universidad de Ciencia y Tecnología King Abdullah) desarrolló sus recursos electrónicos y cómo han evolucionado hasta el día de hoy. Además, se desarrollarán temas tales como la mano de obra, el nivel de experiencia, el presupuesto, las herramientas ERM (Enterprise Risk Management; Gestión de Riesgos Empresariales), el vínculo entre la biblioteca y los vendedores y la comunicación entre la biblioteca y el usuario. Pese a sus inconvenientes, la biblioteca de la KAUST ha podido superarlos y trató de mejorar ciertas áreas de interés. La ponencia también describe las directivas ERM de la biblioteca y la planificación estratégica para el futuro.

La KAUST fue creada en septiembre de 2009 y egresó una primera cohorte de 800 graduados (25% mujeres) que fueron formados por 100 profesores. Las principales áreas de estudio se centran en la ciencia y la ingeniería, y consisten en: Matemáticas y Computación; Física; y Biociencia. A partir de un estudio demográfico de 2010, se evidenció que el 36% de los estudiantes provenía de Arabia Saudita y de Medio Oriente, 34% de Asia, 21% de América, 5% de Europa y 4% de África (Alzahrani, R., Branin, J. y Yi, 2012).

En su comienzo, la biblioteca de la universidad contaba con 10 empleados. La biblioteca posee “un centro de recursos de información y formación de vanguardia que apoya la educación de posgrado y la investigación científica avanzada” (KAUST, 2010). Además, la institución está suscripta a las bases de datos científicas, publicaciones electrónicas y libros más importantes. Ofrece, también, una gran cantidad de servicios, tales como solicitudes de documentación, servicios de libros, referencia, y capacitación y asistencia bibliotecaria, entre otros.