Embedding information management into all operational areas of an agricultural organisation: lessons learned from the Pacific

Abstract

In 2008, the Technical Centre for Agricultural and Rural Cooperation (CTA) began a series of regional workshops in the ACP region to provide training on developing information and communication management (ICM) strategies. The fifth regional workshop in late 2011 confirmed the essential elements of an integrated training programme. Two manuals – a users’ manual and a facilitator’s guide – have been published by CTA and are now available for distribution. Several organisations have commenced the process of developing their own ICM strategies, with some support from CTA.

Developing and implementing an ICM strategy is very likely to result in organisational changes and for there to be significant learning requirements both of information practitioners and ‘users’. So it’s not just about better management of information, communication and knowledge assets, products, services and activities. In the agricultural context, it’s about better research management, improved extension and outreach programmes, and support for policy and planning.

In this paper, the development and implementation of an ICM strategy in a ministry of agriculture in the Pacific will be explored in order to highlight the impact that this process has had (and is having) on all aspects of its operations and activities. In particular, the paper will look at: • The roles of staff and how they may change/are changing; for example, redesignation of research and livestock staff as ‘information officers’; • The physical reorganisation of departments and the concomitant rise of cross-cutting, virtual teams that sail across traditional organisational boundaries to deliver specific outputs; • The impact on the internal policies and procedures as ICM practices become more deeply embedded in departmental work programmes; and • The extent of learning at the individual and organisational level necessary to implement the transition towards a more integrated way of managing information and knowledge.En 2008 el Centro Técnico para la Cooperación Agrícola y Rural (CTA, por sus siglas en inglés) comenzó a dictar una serie de talleres regionales en la región ACP para ofrecer capacitación en el desarrollo de estrategias de gestión de la información y la comunicación (ICM, por sus siglas en inglés). El quinto taller regional, afines de 2011, confirmó los elementos esenciales de un programa de capacitación integrado. El CTA ha publicado dos obras, un manual del usuario y una guía para el facilitador, que ya están disponibles para su distribución. Varias organizaciones han comenzado a desarrollar sus propias estrategias de ICM, con apoyo del CTA.

Es muy probable que el desarrollo y la implementación de una estrategia de ICM originen cambios organizacionales y que existan requisitos de aprendizaje significativos tanto para los profesionales de la información como para los ‘usuarios’. De modo que no se trata solo de una mejor gestión de la información, la comunicación, el conocimiento, los bienes, los productos, los servicios y las actividades. En el contexto agrícola se trata de una mejor gestión de la investigación, mejores programas de extensión y divulgación y apoyo para la formulación de políticas y la planificación.

En esta ponencia se explorará el desarrollo y la implementación de una estrategia de ICM en un ministerio de agricultura en el Pacífico, con el fin de resaltar el impacto que este proceso ha tenido (y continúa teniendo) en todos los aspectos de sus operaciones y actividades. En particular, la ponencia analizará: - Los roles del personal y cómo pueden cambiar/están cambiando; por ejemplo, el cambio de nombre del personal de investigación y ganadería por ‘funcionarios de información’; - La reorganización física de los departamentos y el aumento concomitante de la transversalidad, los equipos virtuales que navegan más allá de los límites organizacionales tradicionales para producir resultados específicos; - El impacto de las políticas y los procedimientos internos a medida que las prácticas de ICMse integran más profundamente en los programas de trabajo de los departamentos; y - El grado de aprendizaje, a nivel individual y organizacional, necesario para implementar la transición hacia un sistema más integrado de gestión de la información y el conocimiento.