Integrating physical preservation and digitization: a currently effective process in the French National Library

Abstract

In a few years, mainly from its priority mass-digitization programmes, the French National Library (BnF) built very huge digital collections, which are growing still very quickly. Its digital library Gallica has already more than 2 million documents. Therefore the costs of digital preservation are increasing very fast: BnF digital repository, SPAR, has more than 2 400 To, from increasingly various types of documents. In the same time, budgets for physical preservation are decreasing very quickly because of the economic crisis, and the staff is increasingly dedicated to digitization programmes.

In this difficult context, the Conservation Department (DSC), which is coordinating both digitization and physical preservation, is trying to reduce the global cost and the fall of activity in physical preservation by using each of the two types of conservation in aid of the other type. As digitization is obviously the priority, with a far larger budget, the strategy is to adjust and organize digitization programmes in order to compensate as much as possible for the decreasing of physical conservation activities: - Despite mass digitization requirements are generally considered to be difficult to reconcile with good conservation conditions for the original documents, BnF progressively advances (even in contracts run by private companies) from a digitization aiming at highlighting the collections to a true “preservation digitization”, for which damaged, brittle or very frequently communicated documents can...En quelques années, du fait notamment de ses programmes prioritaires de numérisation en nombre des collections imprimées et audiovisuelles, la Bibliothèque nationale de France a constitué des collections numériques très importantes, et en augmentation rapide: Sa bibliothèque numérique Gallica comporte déjà plus de 2 millions de documents. Aussi le coût de la préservation numérique augmente-t-il rapidement : l’entrepôt SPAR contient déjà 2400 To, sa croissance est exponentielle, les types de documents numériques de plus en plus diversifiés. Dans le même temps, les budgets de la conservation physique subissent de fortes réductions en raison de la crise économique, de même que ses effectifs, d’ailleurs largement mobilisés pour la numérisation.

Aussi le département de la conservation (DSC), qui coordonne les activités de numérisation et de conservation physique, s’efforce-t-il de limiter le coût global et la baisse d’activité en conservation en utilisant chacun des 2 types de conservation au profit de l’autre. Compte tenu de la disproportion actuelle des moyens, il s’agit surtout d’orienter et organiser les actions de numérisation de manière à compenser au mieux la diminution des activités de traitement physique des documents :

- Alors que les exigences de la numérisation en nombre s’opposent une bonne conservation des documents reproduits, on évolue progressivement , y compris pour les prestations externes, d’une numérisation de valorisation vers une véritable « numérisation de conservation »,...En unos pocos años, principalmente a partir de la utilización prioritaria de la digitalización masiva, la Biblioteca Nacional Francesa (BnF) permitió la creación de colecciones digitales muy significativas que aún siguen creciendo a un ritmo vertiginoso. Su biblioteca digital Gallica ya cuenta con más de 2 millones de documentos. Por lo tanto, los costos de la preservación digital están aumentando con gran velocidad: el repositorio digital de la BnF, SPAR, cuenta con más de 2.400 To, con una variedad de documentos cada vez mayor. Al mismo tiempo, los presupuestos destinados a la preservación física se están reduciendo drásticamente como consecuencia de la crisis económica y el personal se dedica cada vez más a los programas de digitalización. En este difícil contexto, el Departamento de Conservación (DSC) –que coordina tanto la digitalización como la preservación física- está tratando de reducir el costo global y la caída de la actividad relacionada con la preservación física utilizando uno de los dos tipos de conservación en apoyo del otro. Dado que la digitalización representa obviamente el tema prioritario, con un presupuesto mucho más grande, la estrategia consiste en ajustar y organizar los programas de digitalización para compensar -en lo posible- la reducción de las actividades vinculadas con la conservación física:

- A pesar de que habitualmente se considera que los requisitos en materia de digitalización masiva son difíciles de compatibilizar con las condiciones de una buena conservación para los...